Η διαδικασία εξαγωγής των απαιτήσεων ενός συστήματος αποτελεί μια επαναληπτική διαδικασία μέσα στην οποία εμπλέκονται οι ίδιοι οι χρήστες, οι προγραμματιστές και τα ενδιαφερόμενα μέρη με απώτερο σκοπό να προκύψει ένα σύστημα το οποίο θα ικανοποιεί στο μέγιστο βαθμό τις ανάγκες των τελικών χρηστών.
Ως διαδικασία δομείται από:
– Δεδομένα και πληροφορίες τα οποία προκύπτουν μέσα από δραστηριότητες προσέλκυσης των άμεσα ενδιαφερόμενων μερών, όπως για παράδειγμα επαναλαμβανόμενες συναντήσεις μεταξύ των εταίρων
– Διερεύνηση τεχνικών ζητημάτων και υπάρχουσας τεχνολογίας
– Σενάρια χρήσης
Παράλληλα, οι απαιτήσεις των εφαρμογών ταξινομούνται σε λειτουργικές και μη λειτουργικές, ενώ ταυτόχρονα και στην πορεία υλοποίησης του έργου οριστικοποιείται ο ακριβής βαθμός αναγκαιότητάς τους, ύστερα από την αρχική εκτίμηση που είχε προηγηθεί.